Lecciones de Administración
Por: Félix Miranda Quesada *
Llegaste a la etapa final de esta serie. Durante este recorrido juntos has reconocido lo esencial, identificaste tus patrones de energía, revisaste lo que hace sentido para ti y descubriste metas que habías dejado esperando. Ahora toca responder la quinta pregunta, la que une el pensamiento y la teoría con la acción. Esa pregunta importante es:
¿Qué pasos concretos voy a dar para construir el futuro que deseo?
Aquí pasamos del “qué quiero” al “cómo lo logro”. Y este es un terreno que personalmente me resulta familiar desde dos mundos: la administración, que exige rigor, planificación y control; y la educación, que nos enseña que nadie aprende ni crece de un solo golpe.
Porque, en realidad, ningún proyecto de vida se sostiene solo con inspiración, o sea, no se sostiene con sueños, sino con sistemas personales y prácticos de gestión. Es algo así como tu propio “modelo operativo”. Te recomiendo los siguientes pasos; pero son pasos que debes llevar a la práctica, no importa cuál sea tu proyecto.
1. Diseña tu sistema personal, que no se trata de un plan bonito. Muchos confunden planificar con llenar plantillas o cuadernos, de metas; pero un plan no sirve si no se convierte en un sistema operativo que pueda funcionar en cualquier época, ya sean días buenos o días malos.
En administración esto es clave. Es importante entender que no gestionamos resultados, gestionamos procesos que producen resultados. Resultados que podrían convertirse en un nuevo proyecto a gestionar. Por eso, en vez de escribir grandes listas de lo que te gustaría alcanzar. Es importante que te preguntes:
¿Qué prácticas sencillas sostienen mi bienestar de forma consistente?
¿Qué procesos diarios, semanales o mensuales, acercan mis metas al terreno práctico?
¿Qué acción sencilla me ayuda a mantener la mente despejada y enfocada?
Un proyecto de vida bien construido requiere prácticas concretas, no solo buenas intenciones. A continuación debes seguir con un paso sumamente importante:
2. Define indicadores personales; también en la vida sirven. Puede sonar muy técnico, pero te lo explico de forma sencilla. Un indicador no es simplemente una cifra fría. Un indicador es una referencia que te dice si vas avanzando o si te quedaste atrapado en las distracciones del día a día.
En este punto puedes preguntarte:
¿Cómo sé que estoy progresando en mi proyecto y, a la vez, emocionalmente?
¿Qué señales muestran que mis prioridades están alineadas con mis acciones?
¿Qué evidencia concreta demuestra que estoy trabajando con energía, orden o claridad?
Algunos ejemplos en la definición de indicadores:
– Horas efectivas dedicadas a tareas vinculadas directamente a tu proyecto de vida.
– Número de días en los que dedicaste unos minutos a revisar tus avances y ordenar tus ideas.
– Cantidad de momentos del día en los que realmente te concentraste en una tarea clave de tu proyecto de vida.
– Número de veces en que buscaste apoyo, aclaraste dudas o pediste retroalimentación para avanzar en tu proyecto de vida.
– Porcentaje semanal de acciones clave completadas. Registra cuántas de las tareas directamente relacionadas con tu proyecto de vida completaste en una semana (por ejemplo: estudio, ejercicio, escritura, ahorro, gestión de un trámite, avance en un emprendimiento). Este indicador te muestra de manera simple si estás avanzando en lo esencial o si la rutina diaria te está absorbiendo.
– Nivel de preparación personal para avanzar, mediante un auto-reporte semanal.
Por ejemplo, una escala sencilla del 1 al 5 donde evalúas, tu energía acumulada, tu claridad mental, y tu capacidad de pedir la ayuda necesaria.
Este indicador combina descanso real, revisión de avances y búsqueda de apoyo. Te permite saber si cuentas con las condiciones internas para sostener tu plan o si necesitas ajustar ritmo, hábitos o decisiones.
Ten claro que los indicadores no te presionan, te orientan; y que estos que te doy aquí, son solo ejemplos; deberás definir los tuyos de acuerdo a tu proyecto de vida, tanto en proyectos materiales, económicos, educativos, como en tu vida como persona.
3. Integra tus recursos como tiempo, energía y atención.
Cualquier proyecto, personal o empresarial, depende de cómo administramos recursos. En la vida ocurre lo mismo, solo que los recursos son internos y/o abstractos. Por ejemplo:
Tiempo limitado.
Energía variable.
Atención. Un activo demasiado valioso de estos tiempos.
Tu desafío es integrarlos para que trabajen a tu favor. Porque si definiste metas claras pero no evaluaste tu energía, vas a terminar agotado y no podrás cumplir. Si crees que todo es urgente, entonces tu atención se fragmenta, se debilita, se pierde y haces que pierdas calidad en el desarrollo de tu proyecto. Y aquí es donde es muy importante la pregunta: ¿Qué acción pequeña merece mi mejor energía hoy? Recuerda que lo esencial no siempre es lo más grande, sino lo que está alineado con tu propósito.
4. Construye una agenda que refleje quién eres, no solo lo que debes hacer
La mayoría de personas usa la agenda como un registro de obligaciones externas. Pero para vivir con intención necesitas una agenda que sea también un mapa personal. En esta agenda puedes incluir:
– Espacios de descanso que no se negocian.
– Momentos breves de aprendizaje.
– Respeto a tus horarios de energía alta.
– Tareas que aportan a tus metas profundas.
– Y responsabilidades inevitables pero organizadas con inteligencia.
Cuando tu agenda refleja tu identidad, la vida se ordena prácticamente sola.
5. Revisión mensual: el hábito maestro
En auditoría, la revisión es obligatoria.
En gestión empresarial, el análisis de avances es imprescindible y en la vida personal, indudablemente que la revisión y el análisis de avances, es imprescindible aunque casi nadie la practica y por eso tanta gente pierde rumbo.
Una revisión mensual bien hecha te permite analizar qué funcionó, reconocer avances que normalmente ignoras, identificar lo que te drenó energía o claridad.
Por otra parte, te permite ajustar objetivos sin sentir culpa y reconectar con tu propósito.
No hace falta que te sientes a hacer un informe completo o exhaustivo cada mes, pero sí que te des un espacio ordenado para revisar lo importante. Ese rato puede ser corto, siempre y cuando tú lo hagas con seriedad, con estructura y con honestidad contigo.
6. Crea acuerdos contigo mismo, no exigencias rígidas
¿Cuál podría ser un acuerdo interno apropiado? Mira estos ejemplos:
“Voy a avanzar con constancia, no con perfección.”
“Voy a sostener mis hábitos, no a forzarlos.”
“Voy a ajustar lo que haga falta, con calma y a reconocer mis avances sin hacer tanto ruido.”
La psicología contemporánea confirma que los proyectos personales con mejor tasa de cumplimiento son aquellos que se apoyan en flexibilidad estructurada (Ryan & Deci, 2017): “…estructura clara, pero con espacio para la vida real”.
Peter Senge también lo resume bien en La Quinta Disciplina. Desde su visión: “Los sistemas cambian cuando las personas aprenden a observarse sin juicio.”
Lo mismo aplica para ti, no lo olvides.
Reflexionemos juntos
Llegaste al final de esta serie, pero en realidad estás en el inicio de un proceso más profundo. Tu proyecto de vida no se mide por la emoción del momento, sino por la calidad de los sistemas que construyas para sostenerlo. Y esos sistemas no se improvisan, se diseñan con intención, se ajustan con criterio y se viven con constancia y perseverancia.
Si das pasos pequeños, claros y sostenibles, lo demás empieza a ordenarse con mayor claridad. Y no es porque la vida se vuelva más sencilla, sino porque tú la has administrado con intención y con un buen sistema, creado cuidadosamente por ti mismo.
* El Autor
Administrador de Empresas
Máster En Educación